HR-дашборд на данных 1С:ЗУП

У большинства российских компаний данные для HR-аналитики уже есть. Данные о каждом приеме, увольнении, переводе, начислении и рабочем дне хранятся в 1С:ЗУП. Проблема в том, что из этих данных не строят управленческую картину.

HR-Panorama специализируется на построении HR-дашбордов на данных 1С:ЗУП любой версии — Базовой, ПРОФ и КОРП. Без замены системы, без покупки нового ПО, без привлечения штатного аналитика. Результат — дашборд, который обновляется автоматически и дает HRD и CEO ответы на кадровые вопросы бизнеса.

1. Что хранится в 1С:ЗУП: карта источников данных

Прежде чем говорить о метриках, важно понять, из чего они строятся. В 1С:ЗУП три уровня данных.

Документы — транзакционный слой

Каждое кадровое событие фиксируется документом. Это первичный источник для любой аналитики.

Прием на работу (форма Т-1) — дата выхода, должность, подразделение, оклад, табельный номер. В версии КОРП дополнительно фиксируется источник найма и ответственный рекрутер.

Увольнение (форма Т-8) — дата, статья ТК РФ. В КОРП при правильной настройке: расширенная причина увольнения с позиции сотрудника и с позиции руководителя, возможность фиксировать несколько причин на одно увольнение.

Кадровый перевод (форма Т-5) — история переводов сотрудника внутри структуры: смена должности, подразделения, оклада. Основа для анализа внутренней мобильности.

Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) — отработанные часы, неявки с кодами причин (больничный, прогул, отпуск, административный, командировка). Основа для расчета абсентеизма.

Начисление зарплаты — суммы по видам начислений за расчетный период: оклад, премии, надбавки, сверхурочные, компенсации. Основа для анализа структуры и динамики ФОТ.

Отпуска — плановые и фактические периоды, остатки накопленных дней. Позволяют строить график отпусков и контролировать накопленные обязательства.

Больничные листы — периоды нетрудоспособности с привязкой к сотруднику и подразделению.

Вакансия (только КОРП) — дата открытия, плановая дата закрытия, ответственный рекрутер, затраты на подбор при их фиксации в системе.

Кандидат и этапы подбора (только КОРП) — каждый кандидат с историей прохождения этапов воронки, датами переходов и итоговым статусом. Основа для расчета Time-to-fill, Time-to-offer, Time-to-hire и конверсии воронки.

Оценка и KPI (только КОРП) — плановые и фактические значения показателей эффективности по сотрудникам и подразделениям.

Обучение (только КОРП) — программы обучения, участники, результаты тестирований, затраты на обучение, ученические договоры.

Регистры — аналитический слой

Регистры хранят срезы и накопления данных, которые не нужно пересчитывать при каждом запросе.

«Работники организаций» — актуальный состав сотрудников со всеми атрибутами: должность, подразделение, оклад, дата приема, стаж. Основа для любого среза по структуре персонала.

«Взаиморасчеты с сотрудниками» — история начислений и выплат в разрезе периодов, видов начислений, подразделений. Основа для анализа динамики ФОТ.

«Фактическая выработка» — отработанное время в детализации по видам использования (нормальное, сверхурочное, ночное, праздничное). Позволяет видеть структуру рабочего времени, а не только итог.

«Остатки отпусков» — накопленные, использованные и остаточные дни по каждому сотруднику на любую дату.

«Бюджет ФОТ» (только КОРП) — плановые значения фонда оплаты труда по подразделениям и периодам для сравнения план/факт.

Справочники — измерения для аналитики

Справочники определяют, в каких разрезах можно смотреть данные.

Организации и подразделения — иерархическая структура компании. Качество этого справочника напрямую определяет, насколько информативной будет декомпозиция метрик. Устаревшие коды подразделений — главная причина искажений в аналитике.

Должности и штатное расписание — плановые ставки, оклады по позициям. Без актуального штатного расписания невозможно считать укомплектованность.

Физические лица — демографические данные сотрудников: дата рождения (возраст), пол, уровень образования.

Причины увольнений — в Базовой и ПРОФ: стандартный справочник по статьям ТК РФ. В КОРП: расширяемый справочник с управленческими причинами, раздельно для добровольных и вынужденных увольнений.

Источники найма (только КОРП) — каналы привлечения кандидатов: hh.ru, агентство, реферальная программа, прямой поиск и другие.

Этапы подбора (только КОРП) — воронка отбора с нормативами сроков прохождения каждого этапа.

2. Матрица метрик по версиям 1С:ЗУП (даже из базовой)

Базовая + ПРОФ версии

Несмотря на ограничения (одно юрлицо, один пользователь), из Базовой и ПРОФ версий можно извлечь полноценный набор метрик для операционного управления персоналом.

Численность и структура:

• Среднесписочная численность (ССЧ) по методике приказа Росстата № 711 от 22.11.2017
• Коэффициент удержания (Retention Rate)
• Движение персонала: прием, выбытие, сальдо за период
• Структура персонала по полу, возрасту, образованию
• Средний стаж работы в компании
• Укомплектованность штата (факт / план по штатному расписанию)
• Когортный анализ численности — кривая удержания по месяцам найма
• Детальная структура персонала: стаж работы в отрасли, категории персонала

Текучесть:

• Общая текучесть
• Добровольная текучесть (увольнения по ст. 80 ТК РФ)
• Вынужденная текучесть (увольнения по ст. 81 ТК РФ и соглашению сторон)
• Текучесть по подразделениям
• Текучесть по менеджерам
• Текучесть по должностям
• Регретабельная текучесть
• Текучесть по стажевым группам (до 3 мес. / 3–12 мес. / 1–3 года / 3+ лет)
• Регретабельная текучесть при ручной разметке кадровиком (нежелательные увольнения)
• Структурный анализ причин текучести в разбивке по подразделениям, менеджерам и стажевым группам

ФОТ:

• Динамика ФОТ по периодам
• ФОТ в разбивке по видам начислений (оклад, премии, надбавки, сверхурочные)
• ФОТ по подразделениям и категориям персонала
• Средняя зарплата по компании
• Средняя зарплата в разбивке по должностям и подразделениям
• Доля ФОТ по категориям персонала
• Плановый vs фактический ФОТ (при наличии планового ФОТ в системе)

Отпуска:

• Остатки отпусков в разрезе сотрудников и подразделений

Рабочее время:

• Абсентеизм (Absenteeism Rate) по видам неявок в динамике
• Структура рабочего времени: нормальное / сверхурочное / ночное

1С:ЗУП КОРП

Дополнительно к ПРОФ:

Подбор:

• Воронка подбора с конверсией по этапам
• Time-to-fill — от открытия вакансии до закрытия (приказ о приеме)
• Time-to-offer — от даты первого касания с кандидатом до выставления ему оффера
• Time-to-hire — от даты первого касания с кандидатом до принятия им оффера
• Cost per hire — при условии фиксации затрат на подбор в системе; с интеграцией 1С:Бухгалтерия — полный
• Эффективность источников найма: стоимость и качество по каналам

Текучесть и удержание:

• Ранняя текучесть в разрезе источников найма
• Регретабельная текучесть на основе данных системы оценки (без ручной разметки)
• Расширенный анализ причин увольнений: позиция сотрудника vs позиция руководителя

Адаптация:

• Прохождение испытательного срока: доля прошедших, средний срок, причины провала
• Связка подбор → адаптация → ранняя текучесть по источникам

Оценка и развитие:

• Выполнение KPI по подразделениям и сотрудникам
• Стоимость обучения в разрезе программ и подразделений
• Результативность обучения (тестирования)

ФОТ:

• Бюджетирование ФОТ: план / факт / отклонение
• Управленческая зарплата vs регламентированная (при ведении управленческого учета в КОРП)

3. Классификация по модели HC Bridge

Модель HC Bridge делит HR-метрики на три уровня по их управленческой ценности. Вот как метрики из 1С:ЗУП распределяются по этим уровням в зависимости от версии.

Уровень «Эффективность» — насколько рационально используются HR-ресурсы

Отвечает на вопрос: сколько стоит HR-функция и как используются кадровые ресурсы?

Доступно во всех версиях: ССЧ, движение персонала, укомплектованность штата, динамика ФОТ, доля ФОТ по категориям, план/факт ФОТ, средняя зарплата, структура персонала, остатки отпусков, структура рабочего времени.

Дополнительно в КОРП: бюджет ФОТ с детализацией отклонений, стоимость обучения, управленческая зарплата.

Уровень «Действенность» — работают ли HR-практики

Отвечает на вопрос: насколько HR-практики — найм, адаптация, удержание — приводят к нужным результатам?

Доступно в Базовой+ ПРОФ: общая и структурная текучесть (по подразделениям, менеджерам, стажу, добровольная/вынужденная), ранняя текучесть, регретабельная текучесть (ручная разметка), коэффициент удержания, когортный анализ, абсентеизм как опережающий индикатор текучести.

Дополнительно в КОРП: воронка подбора с конверсией, Time-to-fill/offer/hire, результаты адаптации, регретабельная текучесть на основе системы оценки, выполнение KPI.

Уровень «Влияние» — как HR-решения влияют на бизнес-результат

Отвечает на вопрос: сколько стоят кадровые решения для бизнеса в рублях?

Доступно в КОРП с затратами на подбор в системе: Cost per hire, ROI найма по каналам, стоимость текучести в рублях, стоимость обучения vs результат.

КОРП + интеграция с 1С:Бухгалтерия: ФОТ как % выручки, производительность труда (выручка на сотрудника), полный Cost per hire.

4. Уровни зрелости HR-аналитики по Берсину

Модель Берсина описывает четыре уровня зрелости аналитики в организации. Дашборды на данных 1С:ЗУП позволяют целенаправленно перемещаться по этой шкале.

5. Есть дашборд — нет дашборда: влияние на деньги

Ситуация 1 — Текучесть без декомпозиции

Без дашборда. Текучесть 34%, HRD объясняет: «рынок труда такой». Руководство принимает решение повысить зарплаты всем — тратит 4 млн ₽ дополнительного ФОТ в год. Текучесть остается на том же уровне.

С дашбордом. Три отдела из десяти дают 65% всех увольнений. В двух из них текучесть выше средней в 3,5 раза. Проблема — в конкретных руководителях, а не в рынке труда. Точечная работа с двумя-тремя менеджерами стоит на порядок дешевле массового роста ФОТ.

Ситуация 2 — Рост ФОТ без роста команды

Без дашборда. ФОТ вырос на 18% за год при росте численности на 3%. Финансовый директор задает вопрос — HRD не может ответить.

С дашбордом. Доля сверхурочных в ФОТ выросла с 6% до 13%. Хронические вакансии в двух подразделениях закрываются переработками остального персонала. Избыточные сверхурочные — 2,3 млн ₽/год. Теперь есть конкретная точка приложения усилий.

Ситуация 3 — Слепой рекрутинг

Без дашборда. Рекрутер отчитывается закрытыми вакансиями. HR-бюджет на подбор распределяется по привычке.

С дашбордом (КОРП). Сотрудники из одного канала уходят в первые 90 дней в 3 раза чаще, чем из других. Этот канал генерирует дорогую раннюю текучесть: каждый такой уход стоит 80–150% месячного оклада до того, как человек окупился. Решение: перераспределить бюджет найма в пользу каналов с высоким качеством кандидатов.

6. Типичные ошибки

Начинать с инструмента, а не с данных. Выбрать Yandex DataLens, потратить время на настройку подключения — и обнаружить, что причины увольнений не заполнены, штатное расписание не актуализировано три года. Все переделывается. Правильный порядок: аудит данных → план устранения пробелов → выбор инструмента.

Путать версии ПРОФ и КОРП по возможностям. Компания на ПРОФ ставит задачу «посчитать воронку подбора и стоимость найма» — этих данных в ПРОФ просто нет. Дашборд не покажет то, чего нет в системе. Нужно либо перейти на КОРП, либо вести данные по подбору во внешней ATS и строить интеграцию.

Строить дашборд без регламента обновления. Дашборд, данные в котором обновляются раз в квартал вручную, — не дашборд, а презентация. Реальная ценность появляется при автоматическом обновлении и дисциплине ввода первичных документов.

Игнорировать права доступа при переносе в BI. В 1С:ЗУП у разных пользователей разный уровень доступа. При выгрузке данных в BI-систему нужно убедиться, что разграничение сохраняется: руководитель подразделения видит только свою команду. Иначе возникают конфликты с политикой обработки персональных данных.

Смешивать плановый и фактический ФОТ. Плановый ФОТ (до закрытия расчетного периода) и фактически начисленный — разные цифры. Смешение данных из незакрытых и закрытых периодов делает динамику ФОТ некорректной.

7. Что делает HR-Panorama

Инструменты

Для построения дашбордов мы используем ведущие BI-системы — в зависимости от инфраструктуры и предпочтений клиента:

• Yandex DataLens — российское решение, есть бесплатный тариф, работает в облаке
• Power BI — если компания уже использует экосистему Microsoft
• Visiology — отечественная BI-платформа для компаний с требованиями к импортозамещению

Для 1С:ЗУП КОРП дополнительно доступна встроенная 1С:Аналитика — данные не покидают контур 1С, права доступа сохраняются из основной системы.

Подключение к 1С:ЗУП любой версии происходит без изменения конфигурации системы.

Три формата работы

Сборка дашборда — от 5 дней

Когда данные в порядке и задача четко сформулирована. Подключаемся к базе, настраиваем выгрузку, строим дашборд, сдаем с обучением пользователей.

Консалтинг + дашборд — от 3 недель

Полный цикл для тех, кто хочет не просто получить картинку, а разобраться, что именно считать и зачем:

Диагностика текущего состояния. Изучаем, какие данные есть в системе и в каком они состоянии — насколько корректно заполнены справочники, регулярно ли вводятся кадровые документы, актуально ли штатное расписание.

Аудит потребностей. Выясняем, какие управленческие вопросы стоят перед HRD и CEO. Что уже считали и как. Как принимаются кадровые решения сейчас.

Дизайн метрик. Определяем, что из имеющихся данных можно и нужно считать прямо сейчас. Что требует улучшения качества данных — и как это сделать без дополнительных систем.

Стратегический контур. В контексте целей и стратегии компании выясняем, какие метрики необходимо добавить в будущем. Определяем, какие данные для этого нужны, есть ли они в 1С:ЗУП, и как их получить — из имеющейся системы или через интеграцию.

Разработка и сдача. Строим дашборд на согласованном наборе метрик, проводим приемку и обучение.

Аудит и пересборка дашборда — от 3 недель

Когда дашборд уже есть, но не используется: данные некорректны, метрики не те, пользователи не доверяют цифрам. Диагностируем причину, устраняем, перестраиваем.

Кастомное внутреннее решение под заказ

Для компаний с особыми требованиями к инфраструктуре, безопасности или масштабу — разрабатываем собственную BI-систему внутри периметра компании: с нужными метриками, ролевыми правами доступа, интеграциями под конкретную IT-архитектуру.

8. Дорожная карта проекта

Ниже — полный путь от первого контакта до работающего дашборда. Задача считается выполненной, когда дашборд обновляется автоматически, HRD использует его для подготовки к встречам с руководством, а CEO получает ответы на вопросы бизнеса.

Этап 0 — Первый контакт (1–2 дня)

HR-Panorama: встреча или звонок. Выясняем версию 1С:ЗУП, размер компании, основные кадровые вопросы, которые стоят перед руководством. Клиент: рассказывает о болях и задачах, описывает текущую практику работы с кадровыми данными.

Этап 1 — Аудит данных (2–5 дней)

HR-Panorama: получаем доступ к базе (или детальное описание), проверяем качество данных — заполненность справочников, дисциплину ввода документов, актуальность штатного расписания, структуру причин увольнений, наличие исторических данных. Клиент: получает отчет: что есть в системе, в каком состоянии, что нужно исправить до старта и как это сделать.

Этап 2 — Дизайн метрик (1–3 дня)

HR-Panorama: предлагаем набор метрик под задачи клиента с учетом версии системы и качества данных. Показываем примеры визуализации. Клиент: утверждает список метрик, разрезы, частоту обновления, список пользователей дашборда.

Этап 3 — Подготовка данных (2–5 дней, при необходимости)

Клиент: устраняет критичные пробелы в данных по чек-листу от HR-Panorama. HR-Panorama: настраиваем подключение к базе 1С:ЗУП, проверяем корректность выгрузки.

Этап 4 — Разработка дашборда (5–15 дней)

HR-Panorama: строим дашборд итерационно — после каждого блока показываем клиенту промежуточный результат. Клиент: дает обратную связь, уточняет приоритеты.

Этап 5 — Тест и приемка (2–3 дня)

HR-Panorama: проверяем корректность расчетов на исторических данных, настраиваем автоматическое обновление и ролевые права доступа. Клиент: сверяет цифры на дашборде с известными данными, подписывает акт.

Этап 6 — Запуск и обучение (1 день)

HR-Panorama: обучаем пользователей — HRD, HRBP, при необходимости CEO и руководителей подразделений. Показываем, как читать дашборд и как принимать решения на основе данных. Клиент: начинает работу с дашбордом.

Этап 7 — Поддержка (на постоянной основе)

HR-Panorama: мониторинг корректности данных, доработки при изменении оргструктуры, добавление новых метрик по мере роста зрелости аналитики. Клиент: сообщает об изменениях в структуре компании, запрашивает новые срезы, ставит задачи на расширение дашборда.

Обсудите задачу с нами: связаться

Смотрите примеры дашбордов на демо

Источники

1С:ЗУП КОРП — функциональность для HR, официальный сайт фирмы «1С», 2024 https://v8.1c.ru/hrmcorp/dlya-hr/

1С:Аналитика — дашборды для 1С:ЗУП КОРП, официальный сайт фирмы «1С», 2024 https://v8.1c.ru/metod/article/ispolzovanie-dashbordov-1s-analitiki.htm

Приказ Росстата № 711 от 22.11.2017 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения» https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_283503/

Bersin, J. — HR Analytics Maturity Model, Deloitte Consulting, 2014